Pitanje 1: Mora li prokura biti uređena ugovorom te što bi ugovor morao obuhvaćati? Koje su ovlasti prokuriste i kako tretirati troškove koje prokurist ima u ime i za račun društva(npr. trošak službenih putovanja - dnevnice, reprezentacija, korištenje automobila, telefon…). Koji je status prokuriste u javnoj nabavi? Smije li prokurist potpisivati ponudbenu dokumentaciju i ugovore?
Odgovor 1: Sukladno odredbama Zakona o trgovačkim društvima, prokura je trgovačka punomoć čiji su sadržaj i opseg ovlasti određeni Zakonom. Prokura se daje u pisanom obliku, a daje se na način predviđen osnivačkim aktom društva, odnosno, izjavom o osnivanju društva ili društvenim ugovorom (u d.o.o.), odnosno statutom trgovačkoga društva (u d.d.). Dakle, u osnivačkom aktu je potrebno definirati tko donosi odluku o dodjeli prokure (skupština, uprava i sl.), te koje će ovlasti prokurista imati temeljem prokure. Zakon o trgovačkim društvima propisuje slijedeće:
- Prokurist može sklapati sve ugovore i poduzimati sve pravne radnje u ime i za račun trgovačkoga društva i zastupati ga u postupcima pred upravnim i drugim državnim organima, ustanovama s javnopravnim ovlastima, te državnim i izbranim sudovima.
- Prokurist ne može bez posebne ovlasti: 1) otuđiti ni opteretiti nekretnine trgovačkoga društva, 2) poduzimati pravne radnje kojima se započinje stečajni postupak ili drugi postupak koji dovodi do prestanka društva, 3) nastupati kao druga ugovorna strana i s društvom sklapati ugovore u svoje ime i za svoj račun, u svoje ime a za račun drugih osoba, ili u ime i za račun drugih osoba.
- Prokurist ne može davati punomoć za sklapanje poslova drugim osobama.
Dakle, sve ovlasti navedene pod točkom a i b je potrebno precizirati u odluci o dodjeli prokure i/ili u samom tekstu prokure, a na temelju odredbi koje su sadržane u osnivačkom aktu društva. Odluka o odjeli prokure najčešće sadrži samo odredbe o tome kome se dodjeljuje prokura, osobni podaci prokuriste te je u toj odluci navedeno da će ovlasti prokuriste biti specificirane u posebnoj punomoći tj. prokuri. Uz odluku o dodjeli prokure potrebno je pripremiti i posebnu punomoć tj. prokuru u kojoj će biti točno specificirano koje ovlasti prokurista ima.
Tako, primjerice, ovlasti u prokuri mogu glasiti kako slijedi:
… 