Pitanje:
Koji su najkraći rokovi prema zakonu u državi odnosno najduži prema zakonu, odnosno GDPR-u što se tiče čuvanja pojedinih dokumenata u Human Resources arhivima, npr.:
- dokumenti bivših zaposlenika:
- kopija diplome,
- životopis,
- odluka o primanju na posao,
- odluka o promijeni radnog mjesta,
- PK-porezna kartica,
- potvrda o uključenju u socijalna osiguranja,
- odluka o uspješno završenom probnom radu,
- potvrda o podacima evidentiranim u matičnoj evidenciji HZM (mirovinsko)
- kopija radne knjižice,
- ugovor o radu i aneksi
- dokumenti, koji prate obračun plaće (dali se neograničeno čuva samo plaćne listiće ili i prateće dokumente, npr. rekapitulacija itd. – ako da, koje?)
- zamolbe za posao kandidata za radno mjesto:
- poslane na osnovu objavljenog natječaja,
- poslane na vlastitu želju bez natječaja
- ocjena pojedinih kandidata za radno mjesto na osnovu razgovora sa članovima komisije (izabranog i neizabranih kandidata).
Odgovor:
Sukladno mišljenju Agencije za zaštitu osobnih podataka (u daljnjem tekstu: Agencija), korištenje osobnih podataka od strane poslodavca nakon prestanka radnog odnosa dozvoljeno je onoliko dugo koliko je nužno za ispunjenje zakonom utvrđene svrhe. Tako propisuje i Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (u daljnjem tekstu: Opća uredba o zaštiti podataka) u članku 5. st. 1. t. b), kao i odredba članka 29. stavka 5. Zakona o radu (Narodne novine broj 93/2014, 127/2017) koja propisuje: ˝Osobni podaci za čije čuvanje više ne postoje pravni ili stvarni razlozi moraju se brisati ili na drugi način ukloniti.˝
Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (Narodne novine 73/2017) propisuje u čl. 5. da "Poslodavac evidenciju o radnicima (...) počinje voditi datumom zasnivanja radnog odnosa i ažurno je vodi do prestanka radnog odnosa te istu čuva kao…
